‘Eenmalige machtiging werd onwerkbaar’

“Onze medewerkers op het Contactcenter hadden meer moeite met het overstappen op betaallinks dan onze gasten,” vertelt manager Financiën en ICT Rudy Herrema van Rederij Doeksen met een glimlach. “Maar ook zij waren er snel aan gewend, hoor. PayByLink maakt hun werk ook veel eenvoudiger.”

Sinds 1923 verzorgt Rederij Doeksen het passagiersvervoer tussen Harlingen, Vlieland en Terschelling. “Dat doen we met vier autoveerboten en twee snelle personencatamarans. Daarnaast varen we ook met een vrachtschip, zodat we de eilanden kunnen bevoorraden,” legt Herrema uit. “Jaarlijks maken zo’n 800.000 mensen de overtocht met ons. En dat al bijna 100 jaar. Daar zijn we erg trots op.”

Tijdrovend en bewerkelijk

Voor de oversteek moeten reizigers vooraf een plekje boeken. “Je kunt ook wel binnenlopen bij het loket en dan een kaartje kopen, maar dat gebeurt nog maar zelden. De meeste mensen boeken via onze website, zo’n 85-90%. Daarnaast boeken mensen telefonisch. Met name daarvoor waren we op zoek naar een nieuwe betaalmanier,” gaat Herrema verder. “Voorheen betaalden gasten via een eenmalige machtiging. Dat was een tijdrovende en bewerkelijke manier, want via de telefoon moesten allerlei gegevens opgevraagd worden, zoals bankrekeningnummers. Ook was het soms lastig, omdat in sommige gevallen het geld niet kon worden afgeschreven, terwijl gasten wel aan boord stapten. Of werd de betaling achteraf teruggeboekt. Dan moesten wij daar actief achteraan. Eenmalige machtiging werd onwerkbaar.”

Op zoek naar een nieuwe betaalmethode

Mede om deze redenen, en de wijzigingen in de privacywetgeving, ging Rederij Doeksen op zoek naar een nieuwe betaalmethode. “Via Ingenico kwamen wij bij PayByLink uit. Met hun hulp werd de betaallink 100% geïntegreerd met ons reserveringssysteem. Deze betaallinks worden direct aangemaakt en per mail verstuurd, en nog belangrijker; met een geldigheid van vier uur. Als de link niet gebruikt is – dus als er niet betaald is – dan vervalt de reservering. Zo houden we de zaken goed in de hand.”

Snelle gewenning medewerkers

“Het was wel even wennen voor onze medewerkers toen we PayByLink introduceerden. Maar het is zo eenvoudig,” zegt Herrema. “Door de integratie in ons reserveringssysteem hoeven onze telefoonmedewerkers nu alleen maar PayByLink aan te vinken, en de betaallink wordt automatisch via de mail naar onze gasten gestuurd, zodat ze direct kunnen betalen. Na de betaling wordt de betaalstatus real-time bijgewerkt en getoond bij de reservering. Het scheelt onze medewerkers een hoop werk. Dus eenmaal gewend aan deze nieuwe manier, en dat was heel snel, waren zij ook erg tevreden.” Op dit moment zet Rederij Doeksen PayByLink in voor al het vervoer, met uitzondering van de vracht. “Maar we zijn ook aan het nadenken over ons vrachtvervoer. Dan hebben we het over betalingsherinneringen.”

Perfect overstapproces

Het hele overstapproces is volgens Herrema perfect gelopen. “We hebben geen enkel probleem ondervonden. PayByLink heeft alles keurig ingericht. Als we een vraag hadden, dan was er heel snel contact en kregen we een antwoord. Ook nu als er iets is, gaat PayByLink direct aan de slag. Het contact is echt goed.”