FD versnelt debiteurenbeheer met TRUST IT en PayByLink

Jaarlijks verwerkt Het Financieele Dagblad (FD) zo’n 300.000 facturen voor abonnees. Sinds 2016 werkt het FD met TRUST IT en sinds 2025 ook met PayByLink. Yaron Sprecher, Manager Finance & Control: “Deze combinatie zorgt voor een betere klantervaring en kortere doorlooptijden, voordelig voor zowel de klanttevredenheid als onze DSO (Days Sales Outstanding).”

FD Mediagroep: nieuws voor ondernemend Nederland

FD Mediagroep is het mediabedrijf achter onder meer Het Financieele Dagblad, BNR Nieuwsradio, Company.info en FD Business; de belangrijkste merken voor financieel-economisch nieuws in Nederland. Yaron Sprecher werkt twaalf jaar binnen de groep en is sinds 2021 manager van de afdeling Finance & Control, waar hij met zijn team verantwoordelijk is voor de financiële administratie van de verschillende merken binnen de FD Mediagroep.

Meer overzicht in minder tijd met TRUST IT

Om haar debiteurenbeheer te verbeteren, koos het FD in 2016 voor TRUST IT van TKB. “Met TRUST IT hebben we ons debiteurenbeheer geautomatiseerd, waardoor we steeds een helder overzicht hebben van openstaande facturen.”, vertelt Yaron. “We werken er dagelijks mee, TRUST IT is voor ons onmisbaar. Het geeft ons informatie, helpt ons door inzichtelijk te maken welke acties we moeten nemen richting klanten en geeft ook een voorzet voor die acties in de vorm van een conceptbericht of document. Zo versturen wij dagelijks grote hoeveelheden berichten, met een relatief klein team. Daarnaast helpen de collega’s van TKB ons door klanten na te bellen, ook dat wordt aangestuurd door en geregistreerd in TRUST IT. Betaalt een klant uiteindelijk niet, dan wordt het dossier overgedragen ter incasso; ook via een druk op de knop in het systeem.”

Toe aan meer betaalgemak met PayByLink

Om die betaling alsnog te laten slagen, voegde het FD in 2025 PayByLink toe aan het systeem. Daarmee konden we onze dienstverlening aan abonnees verder verbeteren, vertelt Yaron: “Onze abonnees betalen doorgaans via automatische incasso, maar dat mislukt weleens om verschillende redenen.”, legt Yaron uit. “Voorheen konden ze de factuur dan alsnog voldoen via een handmatige bankoverschrijving, er was nog geen optie om met iDEAL (Wero) te betalen. Dat zorgde voor langere doorlooptijden, extra administratief werk en een minder klantvriendelijk proces in een tijd waarin consumenten juist digitaal betaalgemak verwachten.” “Voor FD Mediagroep is een goede betaalervaring onderdeel van de totale klantrelatie. Wanneer een incasso mislukt, willen we abonnees snel en eenvoudig de mogelijkheid bieden hun abonnement voort te zetten zonder onnodige frictie.”

De kracht van TRUST IT en PayByLink

De eerste stap voor het FD was een technische: vanuit het ERP-systeem wilde het particuliere abonnees herkennen en in een segment plaatsen. “Zo konden we deze groep apart gaan behandelen: wanneer ze hun herinneringen krijgen, hoe die eruitzien en of er een betaallink in zit.”, aldus Yaron. Het proces is nu volledig geautomatiseerd: zodra de bank meldt dat een incasso is mislukt, zet het ERP-systeem de factuur op onbetaald. TRUST IT herkent dit meteen en start een dagenteller. Na twee dagen wordt er automatisch een eerste herinnering verstuurd, met een gepersonaliseerde betaallink van PayByLink. Abonnees bij wie de automatische incasso mislukt, kunnen zo alsnog makkelijk en snel betalen. Als de betaling uitblijft, volgt een tweede herinnering, eveneens met betaallink.

Hoger slagingspercentage betaalverzoeken

De combinatie van TRUST IT met PayByLink heeft een direct positief effect op de financiële stromen en de doorlooptijden bij het FD. “De drempel om te betalen is laag, waardoor we onze abonnees optimaal faciliteren. We zien dan ook dat facturen nu veel sneller worden voldaan.”, legt Yaron uit. “Al vanaf het begin zien we een succespercentage van ruim 20 procent, van alle linkjes wordt dus meer dan een vijfde betaald. Dat is meer dan we hadden verwacht. Het aantal openstaande posten loopt sneller terug, wat zorgt voor kortere doorlooptijden en een lagere DSO. Dat is het resultaat waar we op hoopten bij deze automatisering.”

Efficiëntere administratie en klantenservice

Ook intern levert de oplossing efficiency op. “In TRUST IT kunnen we zien dat een factuur via de link van PayByLink betaald is, zelfs voordat dat via de bank in ons eigen systeem is verwerkt. Klanten die erover bellen, kunnen we dus meteen goed te woord staan: we zien of het wel of niet gelukt is en kunnen indien nodig een nieuwe link versturen.”

Yaron en zijn team hoeven het portaal van PayByLink nauwelijks te raadplegen: “Alleen als we echt een probleem moeten oplossen of iets niet kunnen terugvinden. Maar dat gebeurt bijna nooit, het werkt intuïtief en volgens verwachting.” Ook over de samenwerking met TRUST IT is Yaron zeer te spreken: “Ze reageren altijd snel op standaardvragen en als we complexere vraagstukken hebben of iets nieuws willen opzetten, sparren we goed samen.”

Vertrouwen en herkenbaarheid in het betaalproces

Ook de professionele uitstraling richting de abonnee vindt Yaron een groot pluspunt. “De landingspagina in PayByLink waar de klant op terechtkomt na het klikken op de link, is volledig op maat gemaakt. Daar was onze eigen marketingafdeling destijds bij betrokken.”, vertelt Yaron. “De pagina is helemaal aangepast aan de look-and-feel van het FD. Dit zorgt voor herkenbaarheid en een gevoel van veiligheid bij de abonnee, essentieel als het om betalingen gaat.”

Hogere klanttevredenheid, lagere DSO

Na de keuze in 2016 voor TRUST IT, was ook de keuze voor PayByLink in 2025 snel gemaakt bij het FD. Yaron: “In de gesprekken met PayByLink werd al snel duidelijk dat de fit met onze organisatie erg goed was. De persoonlijke benadering, het proactief met ons meedenken, de kennis van zaken. En ze lieten sterke cases zien.”

Een aanbeveling geeft hij dan ook zonder aarzelen: “Zeker als je al met TRUST IT werkt, is het een relatief eenvoudige implementatie met veel voordeel. Met als resultaat een betere klantervaring en kortere doorlooptijden, dus goed voor de klanttevredenheid en voor de DSO.”