Bibliotheekleden betalen razendsnel dankzij PayByLink

ICT-specialist Actacom is al zo’n vijf jaar lang verantwoordelijk voor het functioneel beheer bij bibliotheken met name in Gelderland. Veel van deze bibliotheken zijn op zoek naar digitale varianten op acceptgiro’s, waaronder 18 vestigingen in de provincie Gelderland waar functioneel beheerder Wim Ongena nauw bij betrokken is. In zijn zoektocht naar een passende oplossing, kwam hij bij PayByLink terecht. “De leverancier Infor van het bibliotheekpakket V-smart zag direct heil in een koppeling met PayByLink, dus hebben we de partijen samengebracht”, vertelt Ongena. Resultaat is dat bibliotheekleden nu razendsnel betalen.

Betaalsnelheid omhoog

De Gelderse bibliotheken verstuurden eerst alle maandelijkse contributierekeningen via papieren facturen/acceptgiro’s, met uitzondering van automatische incasso’s. Daarvan wordt sinds de koppeling met PayByLink het overgrote deel nu via een geautomatiseerde mail verstuurd. Ongena: “We hebben al direct gemerkt dat mensen deze betalingen vele malen sneller verrichten dan wanneer ze een papieren rekening ontvangen. Een dag na het versturen van de mailing, is al 15 procent van de rekeningen betaald. Als het daaropvolgende weekend voorbij is, ligt dat percentage al tussen de 20 en 30 procent en dat loopt vervolgens op tot 50 procent. Een kwart wordt automatisch aangemaand en de overige 25 procent betaalt in de bieb of heeft het lidmaatschap opgezegd.”

Kostenreductie

“Bovendien is het betaalgemak voor onze klanten omhoog gegaan én leveren de PayByLink-mails een kostenreductie op: de bibliotheken hebben immers minder verwerkingskosten voor het versturen van deze mails, dan wanneer ze een acceptgiro plus een begeleidende brief moeten maken. Gebruiksvriendelijker én goedkoper dus.”

Herkenbaarheid voor leden

De mails die uitgaan naar de bibliotheekleden, tonen duidelijk herkenbaar het logo van de betreffende bieb. “Met de verdere personalisering van de opmaak zijn we nog druk bezig. Zo willen we in de toekomst wellicht aanvullende buttons en een nog meer herkenbare look and feel. Gelukkig is dat bij PayByLink allemaal mogelijk. Ook willen we in de toekomst bestuderen of we niet alleen contributies op deze manier kunnen innen, maar ook openstaande posten zoals telaatgelden, rekeningen van niet-teruggebrachte boeken en andere leengelden. Daarvoor versturen we nu nog aparte nota’s.”

Uitbreiding samenwerking

De samenwerking met PayByLink is Ongena uitstekend bevallen, besluit hij. “Wat mij betreft niets dan lof. We krijgen altijd razendsnel reactie, wanneer we ergens tegenaan lopen wordt dat direct opgelost en er is een continue ondersteuning en voldoende uitleg bij wat er gebeurt. Ook alle bibliotheken zijn enthousiast, ook niet geheel onbelangrijk! Behalve de uitrol van aanvullende functionaliteiten voor de Gelderse biebs, zijn we aan het kijken of we de samenwerking uit kunnen breiden en ook voor andere bibliotheken op deze manier kunnen gaan werken. Mogelijkheden genoeg, dus.”

Lees ook

Meer betalingen dankzij Cannock Pay

Door de coronapandemie werden deurwaarders beperkt in hun werkwijze door het wegvallen van persoonlijk contact. De mobiele pinautomaat kon niet langer worden gebruikt bij het ophalen van betalingen. Er moest een oplossing komen die betalingen op afstand mogelijk maakte. Cannock Chase Public ontwikkelde in samenwerking met PayByLink een eigen applicatie die deurwaarders deze mogelijkheid geeft: Cannock Pay.

‘Eenmalige machtiging werd onwerkbaar’

“Onze medewerkers op het Contactcenter hadden meer moeite met het overstappen op betaallinks dan onze gasten,” vertelt manager Financiën en ICT Rudy Herrema van Rederij Doeksen met een glimlach. “Maar ook zij waren er snel aan gewend, hoor. PayByLink maakt hun werk ook veel eenvoudiger.”

‘Het bespaart ons 250 uur per jaar!’

“Als wij ’s ochtends een reeks polissen uitsturen met daarbij een betaallink voor de premie, dan zien we binnen enkele seconden al de eerste betalingen binnenkomen. Daarom maken we daar graag gebruik van. Het heeft echt een toegevoegde waarde voor onze relaties,” vertelt Michael Boon van Dekilometerverzekering.nl